กรมสรรพากรกำลังเพิ่มการลงทุนในเครื่องมืออัตโนมัติเป็นสองเท่าเพื่อจัดการงานทั่วไปในสัญญานับพัน
การลงทุนเป็นเวลานานหลายปีของเอเจนซี่ในระบบกระบวนการอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์มาถึงจุดเปลี่ยนในปี 2020 เมื่อ IRS ใช้บอทที่ได้รับการยอมรับเป็นอย่างดีในการจัดการงานหนึ่งอย่าง ซึ่งก็คือการแก้ไขข้อผิดพลาดของข้อมูลในระบบข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลาง-รุ่นต่อไป เพื่อรับงานใหม่ ภายใต้กำหนดเวลาที่รัดกุม
Shanna Webbers หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อกล่าวว่าการตัดสินใจ
ของเธอในการอนุมัติบอทสำหรับงานนี้ช่วยให้หน่วยงานไม่ต้องทำงานด้วยตนเองประมาณหนึ่งปี ทำให้เจ้าหน้าที่ที่ทำสัญญาว่างลงเพื่อรองรับความต้องการของหน่วยงานได้ดีขึ้นในช่วงการระบาดของ COVID-19
ในขณะที่สำนักงานจัดซื้อจัดจ้างของ IRS ทดสอบบอทเพื่อจุดประสงค์ใหม่ก่อนที่จะนำไปใช้งาน Webbers กล่าวว่าสมาชิกในทีมของเธอแสดง “ความกังวลและการต่อต้านอย่างมาก” โดยใช้บอทนี้เพื่อจุดประสงค์ใหม่โดยไม่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม เธอกล่าวว่าการตัดสินใจของเธอที่จะไฟเขียวให้กับบอทเพื่อจุดประสงค์นี้ เพื่อให้ทันกำหนดเส้นตายที่เข้มงวด เป็นเรื่องของ “การรับความเสี่ยงอย่างชาญฉลาด”
ข้อมูลเชิงลึกโดย Hypori: ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บสุดพิเศษนี้ ผู้ดำเนินรายการ Jared Serbu จะหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การปรับให้ทันสมัยทางดิจิทัลกับ DoD และผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม
“ข้อกังวลและเหตุผลแต่ละข้อมีข้อดีและสมควรได้รับการพิจารณาเมื่อประเมินทางเลือกของเรา และแม้ว่าฉันจะเชื่อมั่นว่าบอตเป็นเส้นทางสู่ความสำเร็จที่ดีที่สุดของฉัน แต่ฉันยังคงตรวจสอบพนักงานของฉันด้วยคำถามเพิ่มเติมเพื่อดึงออกมาและเน้นย้ำถึงความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้แนวทางที่ไม่ได้รับการพิสูจน์นี้” Webbers กล่าวใน สัมภาษณ์. “เมื่อคุณอยู่ในสถานการณ์แบบนั้น ซึ่งคุณอยู่ภายใต้การควบคุม ผมคิดว่านั่นยังบังคับให้คุณค่อนข้างคิดนอกกรอบ เพื่อพยายามหาทางออกที่ดีกว่าหรือสถานการณ์ที่ดีกว่า จะทำอย่างไร เรากำลังหาทางออกจากปัญหานั้นโดยเฉพาะ”
วิกฤตเวลาที่ IRS เกิดขึ้นจากบทบัญญัติในพระราชบัญญัติการอนุญาตการป้องกันประเทศปี 2019 ที่ห้ามไม่ให้หน่วยงานใช้อุปกรณ์โทรคมนาคมจากบริษัทจีนจำนวนหนึ่ง
ภาษานั้นซึ่งรวมอยู่ในมาตรา 889 ของ NDAAกำหนดให้
หน่วยงานตรวจสอบสัญญาและรับประกันการปฏิบัติตามเมื่อเดือนสิงหาคมที่ผ่านมา ในไตรมาสที่สี่ของปีงบประมาณ 2020 Webbers กล่าวว่าทีมของเธอ “มุ่งเน้นไปที่เลเซอร์” ในการสรุปการใช้จ่ายสิ้นปี แต่ตระหนักว่าหน่วยงานยังไม่ได้สรุปแผนสำหรับการดำเนินการตามมาตรา 889
การตระหนักนี้หมายความว่าสำนักงานจัดซื้อจัดจ้างของ IRS มีเวลาเก้าวันในการสรุปแผน Webbers กล่าวว่าข้อกำหนดนี้ทำให้เกิดคำถามมากมาย เช่น การหาจำนวนสัญญาที่ต้องแก้ไข และหน่วยงานจะจัดการคำขอยกเว้นได้อย่างไร
กรมสรรพากรในขณะนั้นมีสัญญาที่ใช้งานอยู่ประมาณ 2,700 ฉบับ จะใช้เวลาประมาณสองชั่วโมงในการแก้ไขสัญญาเดียว ป้อนข้อมูลลงในระบบการจัดซื้อจัดจ้างข้อมูลของรัฐบาลกลาง และอัปโหลดไปยังที่เก็บไฟล์สัญญา
Webbers กล่าวว่าสำนักงานของเธอจำกัดขอบเขตของงานให้แคบลงโดยใช้รหัสบริการผลิตภัณฑ์ ซึ่งระบุสัญญา 1,466 สัญญาที่หน่วยงานจำเป็นต้องแก้ไขเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดมาตรา 889
อย่างไรก็ตาม นั่นทำให้หน่วยงานต้องใช้เวลาทำงานมากกว่าหนึ่งปีเต็มในเก้าวัน
เมื่อเผชิญกับวิกฤตการณ์ครั้งนี้ IRS จึงนำบอทที่เคยใช้เพื่อจุดประสงค์เดียวมาแก้ไขสัญญาจำนวนมากให้เสร็จสมบูรณ์
เพื่อลดความเสี่ยงในการเรียกใช้บอท IRS ได้ดำเนินการแก้ไขนอกระบบการกำหนดเส้นทางสัญญา และกำหนดตัวระบุเฉพาะให้กับสัญญาที่บอทควรจะแก้ไข
บอททำงานเสร็จภายในสามวัน แทนที่จะใช้เวลาหนึ่งปี อย่างไรก็ตาม IRS ยังคงไม่ถึงเส้นตายในวันที่ 13 สิงหาคมที่ระบุไว้ใน NDAA Webbers ส่งจดหมายถึงผู้รับเหมาเพื่อสรุปกระบวนการดำเนินการของหน่วยงาน และตั้งค่ากล่องจดหมายอีเมลสำหรับผู้รับเหมาเพื่อส่งคำถาม
“แม้ว่าเราจะทำงานไม่เสร็จตามกำหนด เราก็ทำงานขนาดนี้ได้สำเร็จในเวลาที่บันทึกได้ และที่สำคัญกว่านั้น มันผลักเราออกจากเขตความสะดวกสบายของเรา และเรายังคงประสบความสำเร็จ” Webbers กล่าว
Webbers กล่าวว่าตัวอย่างบอทช่วยสรุปวัฒนธรรมนวัตกรรมใหม่ของ IRS ซึ่งรวมถึงการศึกษาความต้องการที่ไม่ได้รับการตอบสนอง ร่วมมือกันในการแก้ปัญหาแล้วขยายขนาดขึ้น
